Sozialverwaltung schlägt digitale Seiten auf

Elektronische Sachbearbeitung nimmt Fahrt auf

Was ist ein DMS?
David Marshall DMS steht für Dokumentenmanagementsystem. Es dient der elektronischen Aktenführung mittels IT-gestützter Bearbeitung aller Vorgänge. Ein DMS ist eine datenbankgestützte Ablage, Archivierung, Sortierung und Suche ehemals papiergebundener Dokumente in elektronischer Form. Dieses bietet zusätzlich Rechts- und Revisionssicherheit.

Welches Potenzial bietet das DMS?
Durch die Einführung des DMS ergeben sich direkt mehrere Vorteile für alle Beteiligten gleichermaßen. Für unsere Kundinnen und Kunden werden sich die Bearbeitungszeiten verkürzen, vor allem wegen verminderter Lauf-, Such- und Transportwege. Wir erwarten uns eine gesteigerte Transparenz, denn alle Vorgänge sind für die Berechtigten sichtbar. Ein großer Vorteil ist, dass wir besser und schneller Auskunft geben können, weil alle Informationen im zentralen Aktenbestand abrufbar sind.

Gibt es auch Vorteile für die Mitarbeitenden?
Selbstverständlich profitieren auch die Mitarbeitenden: Die ortsunabhängige Bearbeitung ermöglicht verbesserte Rahmenbedingungen für das Homeoffice. Der Austausch von Informationen und Dokumenten wird einfacher und der Zugriff auf Informationen schneller, ortsunabhängiger und kontinuierlicher.

Geht es nur um eine Umstellung von Papier auf Digital?
Nein, es bleibt nicht dabei: Die Umstellung von Papier auf digitale Dokumente ist nur die erste Stufe der Transformation zur modernen digitalen Verwaltung. Den größten Mehrwert erhalten wir demnach nicht sofort, sondern Stufe für Stufe – je nach Digitalisierungsgrad. Die nächsten Schritte sind unter anderem eine Verknüpfung von IT-Systemen sowie die Automatisierung von Prozessschritten mit Hilfe von Daten und künstlicher Intelligenz.

Welche Herausforderungen müssen noch gemeistert werden?
Im vergangenen Jahr war das DMS-Projektteam mit seiner eigenen Reorganisation beschäftigt und musste zahlreiche Schwierigkeiten bewältigen. Aktuell sind sowohl das Projektteam als auch die Scanstelle personell deutlich besser aufgestellt. Die Soft- und Hardware-Probleme in der Scanstelle sind zudem gelöst. Der Bezirk erneuert nun Schritt für Schritt seine IT-Technologie, um ein schnelles und stabiles Arbeiten zu ermöglichen. Auch hierfür gibt es bereits einen Fahrplan, so dass wir bis zum Jahresende planen, die Sozialverwaltung vollständig auf unser DMS umzustellen. Eine große Herausforderung ist und bleibt, dass Vorgänge auf Papier am besten gar nicht mehr entstehen und so Medienbrüche vermieden werden.

Wie geht es mit dem DMS weiter?
In erster Linie fokussiert sich das DMS-Projektteam auf die Umstellung der Einzelfallakte und danach der Einrichtungsakten. Begleitend hierzu gibt es eine Vielzahl von Projekten, die parallel laufen. Zukünftig ist beispielsweise geplant, dass die physische Eingangspost nach Ablauf von wenigen Monaten vernichtet wird. Zudem soll es die Möglichkeit geben, Bescheide zentral drucken und versenden zu können. Hier sind wir derzeit dabei, die dafür notwendigen Voraussetzungen zu schaffen. Perspektivisch planen wir auch, dass mittels Robotic Process Automation Dokumentendaten erfasst, verarbeitet und klassifiziert werden.

Was sind die Vorteile?
Das Arbeiten wird spürbar entlastet. Diese Veränderungen sind aber kein Selbst­läufer­modell – wichtig waren, sind und bleiben die Mitarbeitenden: Die Digitalisierung soll in der täglichen Arbeit die Menschen unterstützen, indem sie sie entlastet, sie aber nicht ersetzt.

(Interview: we)