Komplett digitale Sachbearbeitung ab 2023
München, den Datum: 20.12.2022Regionalbüro Ingolstadt des Bezirks Oberbayern stellt auf elektronische Akte um
Moderne und bürgernahe Sachbearbeitung mit Hilfe digitaler Akten: Dieses Ziel strebt das Regionalbüro Ingolstadt des Bezirks Oberbayern an. Ab 1. Januar 2023 wickelt es seine Sachbearbeitung komplett über ein elektronisches Dokumentenmanagement-System (DMS) ab. Papierakten sind damit passé.
„Das DMS ist ein wichtiger Schritt hin zur Digitalisierung unserer Verwaltung. Ich freue mich, dass wir unser Regionalbüro in Ingolstadt zum Jahreswechsel in das DMS aufnehmen“, sagte Bezirkstagspräsident Josef Mederer. „Für die Bürgerinnen und Bürger bedeutet das mehr und besseren Service. Die Daten sind künftig für alle Sachbearbeitenden schneller verfügbar. Das ist gut und wichtig, um die Anliegen der Menschen, die von uns Leistungen erhalten, kompetent zu bearbeiten.“
Stichwort Papierakten
Aktuell gibt es im Bezirk rund 4 780 laufende Meter Sozialhilfeakten in der End- und Zwischenablage. Hinzu kommen mehrere hundert Meter Akten aus der laufenden Sachbear- beitung, womit der Bezirk über mehr als fünf Kilometer Sozialhilfeakten verfügt. Das DMS ist also auch ein Beitrag zum Klimaschutz, da es mittelfristig zu Einsparungen bei Papier, Druckern und Kopierern führen wird. Und zu guter Letzt kann der Bezirk perspektivisch Platz für sein Archiv und seine Registratur einsparen.
Regionalbüro Ingolstadt
Das Regionalbüro besteht seit 2008. Mit aktuell 21 Beschäftigten ist es für Leistungen der Eingliederungshilfe für Menschen mit Behinderungen in der Stadt Ingolstadt sowie den Landkreisen Eichstätt, Neuburg-Schrobenhausen und Pfaffenhofen zuständig. 2021 hat es die Anliegen von 2 900 Personen bearbeitet, die vom Bezirk Leistungen der Sozialhilfe in Höhe von rund 107 Millionen Euro erhalten haben.
Mit der Einführung der digitalen Sachbearbeitung gibt es für die Korrespondenz mit dem Regionalbüro eine neue Adresse: Der Bezirk bittet die Bürgerinnen und Bürger der Region 10, ihre Post künftig direkt an den Bezirk Oberbayern, 80535 München zu senden. Dort werden die Schriftstücke digital erfasst und in die elektronische Akte aufgenommen. Falls Personen ihre Post trotzdem noch persönlich beim Regionalbüro vorbeibringen, ist für den regelmäßigen Postaustausch mit der Bezirksverwaltung in München gesorgt.
Servicestelle und Beratung vor Ort
Mit der elektronischen Akte ändert sich am Prozess der Antragstellung nichts. Die Formulare stehen wie bisher unter Service/Formulare zum Herunterladen. Für Neuanträge können sich die Bürgerinnen und Bürger direkt an die Servicestelle des Bezirks Oberbayern wenden. Auch die Beratung vor Ort, die es in der Region 10 in den drei Landkreisen sowie der Stadt Ingolstadt gibt, unterstützt ratsuchende Menschen. Bei bereits laufenden Verfahren wenden sich die betroffenen Personen wie bisher direkt an ihre Sachbearbeitung.
Stichwort DMS
Im Lauf des Jahres 2023 werden alle 850 Mitarbeitenden der Sozialverwaltung des Bezirks auf die Arbeit mit der E-Akte umgestellt. Ein DMS dient der Verwaltung elektronischer Dokumente in einer Datenbank. Es ermöglicht eine standardisierte und strukturierte Ablage von Schriftstücken aller Art. Akten sind damit orts- und zeitunabhängig verfügbar. Gerade im Hinblick auf moderne Arbeitsmodelle wie Homeoffice, mobiles Arbeiten oder Desksharing ergibt sich dadurch mehr Flexibilität. Darüber hinaus wird der fachliche Austausch über beantragte und gewährte Leistungen für Menschen mit Behinderungen oder pflegebedürftige Personen erleichtert.