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Das Zukunftskonzept Desk-Sharing

München, den Datum: 19.12.2024

Projektgruppe stellt neues Arbeitsmodell des Bezirks Oberbayern vor

Wie sieht das Arbeitsleben der Zukunft aus? Ein Überbleibsel aus Pandemie-Zeiten ist sicherlich das Homeoffice. Etabliert hat sich das Arbeiten von zuhause seither auch unter den Bezirksmitarbeitenden. Um Homeoffice und flexibles Arbeiten zu fördern und um die Mitarbeitenden aus den Außenstellen wieder ins Hauptgebäude zu bringen – und dabei Mietkosten einzusparen – passt sich der Bezirk Oberbayern den Arbeitstrends an. Deshalb hat er die Projektgruppe Flexible Arbeitswelten ins Leben gerufen sowie eine Pilotgruppe, die das daraus entstandene Konzept Desk-Sharing getestet hat.

Das Projekt startete im Jahr 2021 mit dem Ziel, Mitarbeitenden dezentrale und innovative Arbeitsmöglichkeiten zu bieten. Die Projektgruppe unter Federführung von ­Nicole Graßl (Referat 13, Gebäudemanagement und zentrale Dienste) war beauftragt, ein Bürokonzept für das neue Gebäude in Haar zu planen, das sich für möglichst viele Organisationseinheiten des Bezirks eignet. Dabei entstanden ist das Desk-Sharing, das eine Pilotgruppe aus der Sozialverwaltung seit August vergangenen Jahres testet.
Während der Testphase wurde das Konzept stets angepasst und verbessert. Ziel ist es, eine Desk-Sharing-Quote von 80 Prozent zu etablieren. Das heißt, dass zehn Mitarbeitenden acht Arbeitsplätze zur Verfügung stehen sollen.

Desk-Sharing

In diesem Arbeitsmodell haben Mitarbeitende keinen festen Arbeitsplatz mehr. Für Führungskräfte und Personen mit besonderen Anforderungen an ihren Arbeitsplatz gelten jedoch Ausnahmen. Wenn diese nicht im Büro sind, können sie ihre Plätze für die Kolleginnen und Kollegen zur Buchung freigeben. Bis zu drei Wochen im Voraus können die Mitarbeitenden einen Platz über eine spezielle Software buchen. Momentan funktioniert das noch über den Browser, künftig soll das über eine App erfolgen. Beim Buchungsvorgang stehen Datum, Uhrzeit, Raum sowie Platz zur Auswahl.

Ausstattung

Die geteilten Arbeitsplätze sind einheitlich ausgestattet mit jeweils zwei Bildschirmen, einer Dockingstation und Büromaterial. Die Mitarbeitenden bekommen einen Dienstlaptop, mit dem sie sich an jedem Platz anschließen können. Telefonieren erfolgt online über eine Software am Laptop. Die Mitarbeitenden sind unter ihre­m ­Organisationskurzkennzeichen (OKK) erreichbar – sowohl im Homeoffice als auch im Büro.

Arbeitsplatz mit zwei Bildschirmen, Tastatur, Maus und Telefon
Nach Feierabend dürfen weder Unterlagen noch persönlichen Gegenstände auf dem Schreibtisch liegen - zudem muss dieser geputzt werden. (© Bezirk Oberbayern)

Vorteile

Der Austausch im Team wird gefördert, denn die Zusammensetzung im Büro ändert sich häufig. So lernen sich die Mitarbeitenden untereinander besser kennen, erhalten unterschiedliche Blickwinkel und Meinungen zu einem Thema. Außerdem können sie ihren Arbeitsalltag durch die neue Ausstattung flexibel gestalten.
Ein wichtiger Punkt ist die finanzielle Entlastung: Durch das Desk-Sharing werden die Kosten extern angemieteter Büros eingespart und somit alle Mitarbeitenden der Bezirksverwaltung künftig wieder im Haupthaus P14 – P18 untergebracht.

Ziele

Eine Person hält ein Handy in einer Hand, mit der anderen tippt sie auf dem Display
Einen Arbeitsplatz buchen sich die Mitarbeitenden online. (© Bezirk Oberbayern)

Die Testpersonen geben der Projektgruppe stets Rückmeldung, somit reift das Konzept immer mehr aus und wird – sofern möglich – an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden angepasst. Auf lange Sicht sollen alle Referate Desk-Sharing nutzen.
Seit Anfang Dezember 2024 arbeitet das Pilotreferat 29 BOB reloaded auf diese Art und Weise. Somit kamen bereits Mitarbeitende aus den Außenstellen Dingolfinger Straße 15 und der Tegernseer Landstraße 159 zurück in das Haupthaus.