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Die Bezirksverwaltung des Bezirks Oberbayern sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen/eine

Referatsassistent/in für das Vorzimmer der EDV-Referate
(Kennziffer 2017/16-17-18)

Die Tätigkeiten sind gegenwärtig nach Entgeltgruppe 7 TVöD-VKA bewertet.

Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitfähig, d.h. sie kann im Rahmen des Job- und Desk-Sharings auch (jeweils) mit zwei Teilzeitkräften besetzt werden.

Aufgabenschwerpunkte

  • Organisation, Koordination und Betreuung von Fortbildungs - und Dienstreisen
  • Datenverwaltung im Bereich der elektronischen Zeiterfassung 
  • Besprechungsorganisation und Protokollführung 
  • Postverwaltung, Unterstützung des Beschwerdemanagements 
  • Schreibarbeiten, Terminverwaltung und Assistenztätigkeiten (Zu- und Sachbearbeitung) für die Referatsleitungen
  • Unterstützung der Referatsleitungen bei der Verwaltung des Fortbildungsbudgets, Vornahme von Direktbuchungen im proDoppik und Eintragungen in der Haushaltsüberwachungsliste (HÜL)
  • Datenverwaltung im Bereich der externen Fortbildungen, in diesem Rahmen An- und Abmeldungen bei externen Anbietern, Reservierung und Bezahlung der Hotelunterkünfte, Besorgung der notwendigen Reiseunterlagen und Ermittlung der entsprechenden Reiseverbindungen
  • Assistenzarbeiten für die Arbeitsgebiete des Referates
  • eigene und selbstständige Sachbearbeitung im Rahmen der Referatsassistenz
  • selbstständiges Führen von Statistiken, Wiedervorlagen
  • Dokumentenverwaltung, Referatsregistratur (auch elektronisch)
  • Übernahme von Redakteursaufgaben in IKISS für die IT d. Bezirks und für die Betreuung von Projektseiten

Voraussetzungen

  • erfolgreiche Ausbildung / erfolgreicher Abschluss:
    o in der 2. Qualifikationsebene – Fachlaufbahn Verwaltung und Finanzen oder
    o als Verwaltungsfachangestellte/r VFA - K (Fachbereich Kommunalverwaltung) oder
    o des Angestelltenlehrgangs I oder
    o zum/ -r Kaufmann/ -frau für Büromanagement oder einen anderen vergleichbaren Abschluss in einer kaufmännischen Fachrichtung
    o Bewerber/innen die bereits vor dem 01.01.2017 beim Bezirk Oberbayern beschäftigt waren und zum 31.12.2016 aufgrund der Vollendung des 40. Lebensjahres von der Ausbildungs- und Prüfungspflicht befreit waren, können sich bewerben, sofern die Tätigkeiten der ausgeschriebenen Stelle der gleichen Qualifikationsebene entsprechen, wie die der bisherigen Stelle.
  • sichere EDV - Kenntnisse im Bereich:
    o MS - Office - Produkte [insbesondere Excel, Word, Outlook]
    o proDoppik (bzw. die Bereitschaft, diese zu erwerben)
  • Teamfähigkeit, Fähigkeit zur guten Zusammenarbeit mit allen Schnittstellenbereichen
  • Freundlichkeit und Verhandlungsgeschick auch im Umgang mit schwierigen Gesprächspartnern
  • Kommunikationsfähigkeit sowie gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
  • kunden - und serviceorientiertes Handeln
  • Engagement und Flexibilität
  • Eigeninitiative sowie selbstständiges und gründliches Arbeiten
  • Organisationsfähigkeit
  • sicheres und souveränes Auftreten auch in Stresssituationen

Wir bieten

Der Bezirk Oberbayern ist stets um die Zufriedenheit seiner Mitarbeiter/innen bemüht, daher erwarten Sie bei uns:

  • ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabenfeld
  • die Mitarbeit in engagierten Teams mit gutem Betriebsklima und einer wertschätzenden Führungskultur
  • eine klare und strukturierte Heranführung an Ihre neue, verantwortungsvolle Tätigkeit mit individueller Unterstützung
  • gute interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten, die Sie in Ihrem Arbeitsalltag fachlich begleiten und unterstützen und Ihre persönlichen Potentiale zukunftsorientiert stärken
  • flexible Arbeitszeiten
  • ein Arbeitsplatz im Zentrum von München mit guter Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel (U4/U5 Lehel) sowie die Möglichkeit eines Jobtickets für Bahn und MVG
  • eine eigene Kantine
  • die Möglichkeit der Kinderbetreuung in der bezirkseigenen Kindertagesstätte

Kontakt

Für inhaltliche Informationen können Sie sich grne an Herrn Speitel (Tel.: 089/2198-16001) wenden. Für weitere Informationen steht Ihnen Frau Hartl (Tel.: 089/2198-14104 oder bewerbung@bezirk-oberbayern) gerne zur Verfügung.

Bitte richten Sie Ihre Bewerbung mit Angabe der Kennziffer bis spätestens 25.10.2017 an den

Bezirk Oberbayern
Personalreferat
Frau Hartl
(per E-Mail an: bewerbung@bezirk-oberbayern.de)
80535 München

www.bezirk-oberbayern.de/jobs-karriere

Ihrer Bewerbung fügen Sie bitte bei:

  • aussagekräftiges Anschreiben
  • aktueller, vollständiger Lebenslauf
  • Kopien Ihrer Ausbildungs-/Studiennachweise (ggf. mit Anerkennung ausländischer Abschlüsse)
  • Arbeitszeugnisse bzw. Tätigkeitsnachweise
  • (Kopie Ihrer gültigen Fahrerlaubnis der Klasse 3 / B)
  • (ggf. Kopie Ihrer gültigen Aufenthalts-/Arbeitserlaubnis)

Gerne können Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen auch per E-Mail übersenden. Bitte beachten Sie, dass wir in diesem Fall Ihre Bewerbung nur akzeptieren können, wenn Sie uns die Unterlagen zusammengefasst in einer PDF-Datei mit einer maximalen Größe von 25 MB übersenden an:
bewerbung@bezirk-oberbayern.de

Für statistische Auswertungen bitten wir die Bewerber/innen um Mitteilung, wie/über welches Medium sie auf diese Stellenausschreibung aufmerksam geworden sind.

Der Bezirk Oberbayern verpflichtet sich, die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern, unabhängig von deren Herkunft, Hautfarbe, Religion und sexueller Orientierung, zu fördern. Schwerbehinderte Bewerber/innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt.


Stellenangebot als PDF herunterladen

Autor: Simone Hartl 

Publikationen

Adresse und Anfahrt

Bezirk Oberbayern
Bezirksverwaltung
Prinzregentenstraße 14
80538 München

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Erreichbarkeit

Mo.-Do. 8.00 - 18.00 Uhr
Fr. 8.00 - 17.00 Uhr